Претензия – одна из форм досудебного делового общения в конфликтных ситуациях. Особенно распространена отправка претензий в письменном виде одних организаций или индивидуальных предпринимателей другим организациям или индивидуальным предпринимателям. Получившая претензию сторона, конечно, может ее проигнорировать, но лучше дать грамотно составленный письменный ответ на претензию. 

Почему отвечать на претензию необходимо? Во-первых, это демонстрирует неравнодушное отношение к проблеме и стремление к продолжению дальнейшего сотрудничества. Во-вторых, ответ на претензию позволяет изложить свою точку зрения и, возможно, переубедить другую сторону спора или объяснить свою позицию. В-третьих, с помощью ответа на претензию можно вступить в переписку, увеличив, тем самым, время до подачи искового заявления в суд. Отсутствие ответа на претензию практически во всех случаях, если претензия была обоснованной и ее автор настаивает на своей правоте, чревато подачей судебного иска. 

Как составить ответ на претензию 

Содержание ответа на претензию всегда индивидуально, готового шаблона здесь быть не может, так как ситуаций, при которых могут направить фирме претензию, множество. Однако необходимо соблюдать правила составления ответа на претензию: 
  1. Ответ на претензию должен быть составлен на фирменном бланке предприятия или организации, при его отсутствии – на листе А4. 
  2. Письменный ответ на претензию должен быть датирован. Срок ответа на претензию – от 10 до 30 дней с момента получения претензионного письма.
  3. Ответ на претензию должен быть подписан руководителем организации или предприятия, либо начальником отдела, в компетенции которого находится решение тех задач, по которым направлялась претензия. 

Что писать в ответе на претензию 

Ответ на претензию состоит из трех частей. 
  1. Первая часть включает в себя: полное название организации – отправителя, адрес, ИНН, КПП; данные об адресате – ФИО должностного лица или предпринимателя, название организации, адрес. Далее указывается дата составления ответа на претензию.
  2. Вторая часть – собственно ответ на претензию со всеми аргументами. Если в тексте указываются суммы денежных средств и даты, их нужно указать и цифрами, и прописью.
  3. Третья часть – резюме, то есть указание, принимается ли претензия или отклоняется. Также в завершение ответа на претензию ставятся подпись ответственного сотрудника с расшифровкой и дата подписи.