У сотрудника, несущего материальную ответственность, в определенный момент может сложиться такая ситуация, что возникнет недостача денежных средств и работодатель потребует ее возместить. Что делать при обнаружении недостачи? 

    1. Изучить договор о материальной ответственности 

Как правило, сотрудники, работающие с деньгами или товаром, подписывают с работодателем договор о полной материальной ответственности. Такой договор заключают продавцы, кассиры, кладовщики и другие специалисты. 

Но далеко не во всех случаях факт отсутствия договора о полной материальной ответственности означает отсутствие самой ответственности. Например, сотрудник может нести ответственность за вверенное ему под подпись имущество. Если имущество выдавалось не под подпись, то работодателю будет крайне сложно взыскать ущерб с сотрудника, который это имущество утратил или испортил. 

Если работник не является материально ответственным лицом и не получал имущество под подпись, то требовать возмещения с него недостачи практически невозможно. Исключение – факт наличия умышленных действий со стороны такого сотрудника. 

    2. Ознакомиться с документом, зафиксировавшим недостачу 

Для того, чтобы требовать возмещения недостачи, работодатель должен сначала зафиксировать сам факт недостачи. Об этом должен быть составлен соответствующий документ – акт об инвентаризации. Сама инвентаризация проходит в присутствии материально ответственного сотрудника. 

Срок возмещения материального ущерба отсчитывается с даты его обнаружения и составления акта об инвентаризации. В некоторых случаях работодатель может также подать заявление в правоохранительные органы, например в том случае, если работник организовал хищение денежных средств из кассы организации. 

    3. Установить время возникновения недостачи 

С момента причинения материального ущерба или возникновения недостачи должно пройти не более месяца. В противном случае работодатель уже не сможет предъявлять претензии к сотруднику (за исключением ситуаций, подпадающих под действие уголовного законодательства РФ). Без согласия работника с него может быть взыскан ущерб в размере его месячной заработной платы, не более. В противном случае ущерб взыскивается в судебном порядке. 

    4. Написать объяснительную работодателю 

Работодатель перед вынесением решения о возмещении недостачи обязан взять письменную объяснительную с сотрудника, который, по мнению организации, виновен в возникновении недостачи. К данной объяснительной сотрудник может приложить документы, которые подтвердят отсутствие его вины или обстоятельства непреодолимой силы, которые вынудили сотрудника допустить данную недостачу или причинение ущерба имуществу. Наличие обстоятельств непреодолимой силы может гарантированно избавить работника от необходимости компенсировать ущерб, например если имущество было повреждено при обороне от преступников или правонарушителей, в случае чрезвычайной ситуации. 

Объяснительная подается руководителю организации или иному ответственному лицу, после чего работодатель изучает все изложенные факты и аргументы работника и принимает решение о наличии степени вины работника и о взыскании с него компенсации за причиненный ущерб или недостачу, либо об освобождении работника от ответственности.